Информационная логистика – как выплыть в море документов
Простая задачка из школьного учебника: из пункта А в пункт Б, расположенные в разных странах, отправили сложное и дорогое оборудование. В промежуточном пункте В его погрузят на судно, и до пункта Д оно проследует по морю. Вопрос: что нужно сделать, чтобы груз прибыл в конечный пункт без проблем?
Ответ лежит на поверхности, но не для всех очевиден: необходимо грамотно подготовить сопроводительные документы. Хорошая логистическая компания в значительной степени отличается от заурядного перевозчика в первую очередь тем, что как экспедитор видит своей задачей не просто доставку груза, но взаимную координацию множества участников цепи по маршруту. Работа с большими проектными перевозками и со сложными упаковочными листами, подразделяется на три крупные составляющие.
Во-первых, это движение груза как таковое, во-вторых, это движение денег и, в-третьих, это движение документов. В последнем случае информационный поток, который возникает при организации любой перевозки, содержит в себе важнейшие сведения о количественных и качественных параметрах перемещаемого груза, времени прибытия, приемки и т.п. Прежде всего это бумаги для сопровождения груза (коносаменты и международные товарно-транспортные накладные, то есть то, что получает грузовладелец в обмен на свой груз), а также другие сопутствующие документы, которые образуются в процессе перевозки: от экспортной декларации и упаковочных листов до инвойсов и различного рода спецификаций. Грамотная организация работы с документами – информационная логистика – в значительной степени сказывается на скорости, соблюдении сроков и стоимости доставки.
Ошибки недопонимания
Зачастую типовые ошибки при работе с документами начинаются с того, что стороны неправильно договариваются. Покупатель и продавец всегда основывают базисные условия поставки (то есть кто, за что, когда и как отвечает) на "Международных правилах толкования торговых терминов" ("Инкотермс" - от International Commercial Terms), но могут иногда путать их с терминами, описывающими условия морской перевозки (морские фрахтовые термины, или, на сленге профессионалов, "шиппинговые" термины).
Базисные условия поставки – определяют распределение между продавцом и покупателем обязательств по оформлению документов и оплате расходов, а также момент перехода прав собственности, страховых рисков и ответственности за товар
Прецедент первый. Отгрузка груза из Италии, базис поставки был FOB (Free on board), но в понимании отправителя "free on board" не включал в себя такое понятие как "stowing", то есть размещение груза в трюмах в соответствии с каргопланом. По факту, обязательство "free on board" продавец выполнил, но покупатель, закопавшись в шиппинговых терминах, требовал больше, чем продавец должен был предоставить. На деле наблюдалось смешение базисных условий поставки, оговоренных в терминах "Инкотермс", и шиппинговых терминов, что и привело к конфликтной ситуации. Специалистам компании "Глогос проект" пришлось приложить немало усилий для разъяснения ситуации и урегулирования спорных моментов.
В ряде случаев, когда стороны договариваются о базисных условиях поставки, могут не учитываться такие тонкости, как местные правила и локальные особенности.
Прецедент второй связан с доставкой груза в Индию, однако подобную ситуацию можно распространить на многие страны Азии и Африки. В любой из них может существовать какой-нибудь местный причальный сбор, или локальная надбавка за использование терминала, или что-то подобное. Зачастую такие сборы взимаются не от объема и веса груза, а исходя из его стоимости. Если речь идет о навалочных грузах (песок, зерно, уголь, цемент и т.п.), то сумма не так велика, и даже если она не предусмотрена договором, то дополнительные расходы вполне терпимы. Однако, если речь заходит о сложном промышленном оборудовании, стоимость которого выражается миллионами долларов, а тариф рассчитывается, скажем, из ставки 5%, то в таком случае речь идет уже о довольно крупных тратах. Изначально их хорошо бы иметь в виду и предусматривать на этапе составления коммерческого контракта, в котором нужно учитывать не только базисные условия поставки, но и местные особенности региона. Именно поэтому "Глогос проект" рекомендует привлекать своих специалистов к работе еще на начальных этапах котирования, формирования и заключения контракта, а не когда речь идет уже об организации перевозки или доставки.
"Инкотермс" – международные правила в виде словаря, которые обеспечивают однозначные толкования наиболее широко применимых торговых терминов в области внешней торговли. Используются в типовом договоре купли-продажи Международной торговой палаты. Впервые опубликованы в 1936 году под редакцией "Инкотермс-1936". С 2016 года ведется работа над редакцией "Инкотермс-2020".
Деньги в банке: просто положить, сложно достать
Следующий большой пул ошибок в информационной логистике связан с банковскими документами и работой с ними. Когда стороны договариваются об условиях оплаты, они предпочитают использовать банковские аккредитивы, то есть все платежи происходят при получении банком соответствующих документов. Однако стороны зачастую забывают, что банк хочет видеть "чистый" коносамент или "чистые" транспортные документы, то есть подтверждающие, что товар находится в превосходной форме, без каких-либо повреждений, помарок, подмочек от дождя и т.п. При этом судовладельцы и перевозчики любят страховаться и пишут в документах такие замечания, как "погружено после открытого хранения" или "со следами небольшой ржавчины". Для банка в таком случае не имеет значения: ржавчина – это какой-нибудь гвоздь на доске проржавел или имеется в виду техника, которая теперь уже больше не работает. И банк встает в позицию "предоставьте нам товар в таком виде, в каком он должен быть". В этом случае оплата зависает, хотя товар по факту на месте, доставлен, с ним все хорошо, но деньги не могут быть разморожены. Таким образом, при работе с банками и аккредитивами нужно понимать важность предоставления чистых коносаментов. Перевозчики могут пойти навстречу и изготовить чистые документы, а все замечания по состоянию груза вписать, например, в Штурманскую расписку. Опытные логисты об этой возможности знают и при работе с аккредитивами подобные тонкости учитывают.
Еще одна особенность при работе с банками может возникнуть, когда аккредитив заключается на базисе какой-нибудь морской перевозки, но груз в порт еще необходимо доставить из глубины страны. Экспедитор или отправитель начинает перевозку (контейнер уже погружен на автотранспорт и двигается в порт), но морской перевозчик не может выписать никаких документов, пока судно с грузом не выйдет в море (коносамент не может быть выдан без погрузки "на воду"). В таких случаях приходит на помощь так называемая ФИАТА-конвенция, согласно которой экспедитор может сдавать свои транспортные документы, как будто бы он является "дверным" перевозчиком (осуществляет перевозку "от двери до двери"). То есть в банк предоставляется не набор документов (товарно-транспортная накладная, погрузочное поручение и коносамент), а только коносамент ФИАТА, который один покрывает перевозку "дверь — дверь". Далеко не все экспедиторы могут предоставить такую услугу, потому как для этого нужно пройти определенную аккредитацию и получить разрешение. Ко всему прочему, этот транспортный документ является бланком строгой отчетности (пронумерован и отпечатан на бумаге с логотипом Международной торговой палаты). Компания "Глогос проект" прошла аккредитацию и имеет право выдавать коносамент ФИАТА, что позволяет ее клиентам значительно упростить работу с банковскими аккредитивами.
ФИАТА – Международная федерация экспедиторских ассоциаций (Federation Internationale des Associations de Transitaires et Assimiles – FIATA) была основана 16 европейскими экспедиторскими организациями 31 мая 1926 года в столице Австрии — городе Вене. Это неправительственная организация, представляющая транспортно-экспедиторскую сферу деятельности более чем 40 тысяч международных экспедиторских и логистических компаний. Сфера деятельности ФИАТА распространяется на 150 стран мира.
Таможня дает добро
Отдельно следует рассказать о тонкостях работы с документами для таможни. Допустим, у нас имеются согласованные упаковочный лист и инвойс, однако во время таможенного оформления в экспортной декларации почему-то не совпадают веса и размеры. И что делать дальше? В таких случаях необходимо понимать, с чем мы в данный момент работаем – с таможенными или с грузовыми документами. Часто корректура возможна в транспортных документах линейных перевозок (контейнерные или RO-RO-линии) и неприемлема на судовых отправках. В каждом конкретном случае нужно принимать решение, каким образом мы действуем: сохраняем ошибку и дальше по цепочке ее двигаем или полностью, что называется, "разлепляем пельмени" и переделываем документы отправителя. Возникает подобная ситуация обычно из-за несогласованности документов в разных департаментах. Таможне все равно, какого размера и веса ваш груз, она оперирует понятиями стоимости. Транспортники, наоборот, работают с геометрическими и весовыми параметрами груза, игнорируя ненужную им стоимостную характеристику. Хороший экспедитор понимает возможные последствия, сводит воедино и отслеживает как транспортные, так и таможенные документы.
Резюмируя все вышеприведенное, хочется отметить, что информационная логистика весьма крепкий орешек для не подготовленного к встрече с ней. Однако, имея за плечами огромный опыт и высокую квалификацию специалистов, а также запасы терпения и внимания к клиенту и контрагентам, этот орешек вполне по силам расколоть. Чем и занимаются сотрудники "Глогос проекта" каждый день.